ACHTUNG, FERTIG, PAPIERLOS!

In der Bereuter-Gruppe läuft die Modernisierung des EDV-Gesamtsystems. Zur Halbzeit des aufwendigen Digitalisierungsprojekts zieht CEO Adrian Thomann eine positive Zwischenbilanz.

Bundesordner, Papierblöcke und -Stapel, Korpusse mit Hängeregistern und Altpapiersammler. Obwohl Computer seit Jahrzehnten zum Bürostandard gehören, behaupten Accessoires wie diese vielerorts beharrlich ihren Platz. So auch in der Bereuter-Gruppe.
Ende 2019 liefen an der Schützenstrasse jedoch die Vorbereitungen für eine umfassende Modernisierung der digitalen Datenverarbeitung an. Sie soll dem Papierkrieg ein Ende bereiten. «Ziel des Projekts ist es, die technischen Grundlagen zu schaffen, um papierlos arbeiten zu können und entsprechend effizientere Arbeitsweisen zu fördern», erklärt Adrian Thomann, CEO der Bereuter Gruppe. Peter Schubert, Leiter Finanzen und HR, und Monika Züger, seine Stellvertreterin und Nachfolgerin im kommenden Jahr, halten für das Unternehmen die Zügel in der Hand. Gemeinsam mit externen Dienstleistern definierten sie ab Ende 2020 eine dreijährige Umsetzungsphase für das Grossprojekt. Diesen Sommer war Halbzeit.

Erfolgreiche Knochenarbeit
Um auf das Ziel der papierlosen Datenverarbeitung hinzuarbeiten, wurden Programme, die in den operativen Firmen bereits etabliert waren, teils erweitert, aufdatiert oder ersetzt. Schliesslich wurden diese Anwenderprogramme so mit einer übergeordneten Management-Software verknüpft, dass ein nahtloser Datenfluss von der einzelnen Baustelle bis in die Verwaltung und insbesondere in die Buchhaltung gewährleistet ist. Hardwareseitig wurden dafür neue Tablets, PC, Notebooks sowie zusätzliche Server-Komponenten beschafft.
Nach einer mehrmonatigen Planungs-, Installations- und Testphase ging per Jahresbeginn 2022 das Herzstück des neuen Systems «live». «Unsere Buchhaltung, das Lohn-, Kreditoren- sowie Debitorenwesen werden seither über die neue zentrale Management-Plattform abgewickelt», schildert Thomann. Das Aufsetzen dieses integrierten Gesamtsystems sei echte Knochenarbeit gewesen, insbesondere für Monika Züger. In wochenlanger Kleinarbeit erfasste sie beispielsweise jede Maschine der Bereuter-Gruppe neu, um deren Einsätze künftig effizient abrechnen zu können.
Mit dem «Going live» des neuen Gesamtsystems und dem Einüben der neuen Arbeitsroutinen ging das EDV-Projekt diesen Sommer in die zweite Halbzeit. Adrian Thomann zieht ein positives Zwischenfazit: «Wir konnten wichtige Umstellungen erfolgreich vollziehen. Dass sie nicht mühelos, aber doch praktisch ohne grosse Probleme gelungen sind, ist in solchen Projektdimensionen keinesfalls selbstverständlich», sagt er.
In der zweiten Hälfte der Umsetzungsphase steht der Werkhof im Fokus. Dieser soll mit all seinem Material digital erfasst und abgebildet werden. Dies als Grundlage, um das Bestellwesen sowie die Koordination zwischen Baustellen und Werkhof oder auch den Baustellen untereinander digital und damit effizienter zu gestalten. Dieses Teilprojekt steht noch am Anfang. Im Juli präsentierten verschiedene Anbieter ihre Softwarelösungen. Evaluation, Umsetzung und schliesslich die Praxiseinführung werden das Projektteam in den kommenden Monaten beschäftigen.